開發團隊如何做出合理的時間估算

作者：Steve Pavlina

很多人都不能有效估算一個任務需要花費多長時間。也許你估算需要1個多小時，但事實上卻花了3至4個小時才完成任務。或者也許你分配了30分鍾去執行一個任務，但是你卻在5分鍾內便完成了該任務。所以該如何做才能做出更精確的估算呢？

以下是幫助你更好地估算時間的技巧：

計算你的蒙混概率

一開始你最好能夠衡量當前的估精度。

為即將到來的任務創造一個任務清單，並記下你所期待的每個任務花費時間的隨意估算值。當你完成每個任務時，記錄下你真正花費的時間。然後加起來算出總共花費的時間，除以你所估算的可能花費的時間。最終得出的便是你的蒙混概率。

舉個例子來說，如果你估算一個任務列表需要花費12個小時才能完成，但實際上它們花費了你15個小時，那麼你的蒙混概率便是15/12=1.25。這便意味著你比預期值多花了25%的時間去完成任務。

如果你為各種任務測量了蒙混概率，你將會發現對於每一個任務，你的蒙混概率都會發生很大的變化，也許這種範圍會在0.1至10.0之間。然而對於那些需要好幾天時間才能完成的任務群組來說，你便會發現蒙混概率的範圍波動較小。當你麵對的是適當的任務時，你的互查概率的數值便較為集中。

我的平均蒙混概率是1.5。這便意味著當我隨意估算自己完成任務所需要的時間時，結果往往都會過於樂觀；任務最終完成的時間通常都會比我最初估算的長50%。對於任何特殊的獨立任務而言，我們的估算也許會更加不精確。但是如果我算準一組任務需要2天時間的話，那麼實際上它們便需要3天的時間。

當你清楚了自己的蒙混概率後，你便可以利用它更準確地估算出任務群組所需要的時間。你隻需將隨意估算值相加，然後乘以蒙混概率。最後得出的便是相對精確的估算值。

在估算特定任務時我通常都會較為樂觀。所以知道蒙混概率也並不能幫助我讓最初的估算更加精確。我的隨意估算值一直都是不準確的。但是當我將估算值乘以蒙混概率後，最終得出的結果便非常接近現實所需要的時間。這能幫助我更合理地安排時間。

基於蒙混概率，我知道如果我想要在一天內花8個小時完成工作，那麼基於隨意估算值我需要5個小時20分鍾去完成任務（5：20=8小時/1.5）。盡管每天計算這種補償值看起來很愚蠢，但實際上這卻是非常有效的——遠比列出8個小時的任務然後強迫自己一天工作12個小時或因為隻能在預期時間內完成2/3的任務而沮喪好多了。當我意識到自己不可能完成任務時，自我糟蹋隻會讓一切變得更糟糕。

我們最好能夠製定一份合理的任務清單，即能夠幫助我們即時完成任務而不是因為錯誤的估算不斷自責。即使乍看之下我的每日任務清單很短，但是我卻能夠有效地在一天結束後劃掉相應任務。因為每天的變化，這份列表並不是絕對的準確，但這總比我們胡亂嚐試的好，並且能夠鼓勵我們按照每日節奏做事，而不會超負荷工作。

我建議你們將蒙混概率用於至少10至20個小時的任務中。如果你估算的隻是幾個小時的任務，你的蒙混概率便不會精準。

當然了，如果能夠每隔一段時間重新計算蒙混概率的話就再好不過了。一個季度一次最好了。在工作屬性改變時重新估算也是必要的，如當你開始一個新項目，跳槽或換職業。

如果你想要獲得更多細節，你可以為不同類型的工作估算不同的蒙混改良。不過我就沒這座，但是如果你認為不同的任務具有完全不同的蒙混概率的話，這便是個不錯的注意。例如，你是一名學生並發現數學作業的蒙混概率是0.9，但學期論文的蒙混概率為1.7，那麼你便需要區分不同的蒙混概率才能進行更精確的估算。

如果你管理的是一個團隊的衣服，你便可以為團隊中的每個成員估算蒙混概率。詢問每個成員完成一組任務的時間估算，策略實際所需時間，從而為他們估算蒙混改良。不管何時當你為即將到來的任務估算這些團隊成員的全新時間數值時，你便可以將他們的估算除以個人蒙混概率。這將幫助你為團隊項目創造更精準的時間表。你將會發現人們往往會在相同的方式上犯錯。

劃分合理的大小

為了做出精確的估算。你必須將任務劃分成一些合理的大小。如果你的任務組塊太大，你便會忽視過多細節。而如果你的組塊過小，你便會深陷一些低級別的細節中，並且你估算任務的時間將長於完成任務的時間；這都會消耗大量的日常開支。

舉個例子來說吧，“徹底檢修我的網站”聽起來是個複雜且多任務項目。但這卻並不是足以做出合理估算的大足快。你隻需要列出完成該項目所需要的個體任務。

另一方麵，“在信封上寫郵寄地址”便太過於細分了。你應該能夠按照估算的時間完成這一任務。但是太過細節化隻會浪費你的時間而不能提高效能。

你應該找到最合適的任務大小，從而才能做出最精確的估算。我將基於自己的經驗列出一些方法：

一坐規則。我的估算更適合那些能夠坐一段時間便完成的任務。這便意味著每個任務組塊需要2至4個小時。當我麵對的是更大的組塊時，我便會錯失更多任務並低估了所需時間。而當我麵對的是更小的組塊，我則可能列出過多細節，高估了所需時間，從而浪費太多時間。

經驗補充。如果我在之前多次完成了同樣的任務，那麼我的估算便會更加精確，從而我的蒙混概率便會降至1.2，甚至是1.0.舉個例子來說吧，我已經寫了700多篇的文章，所以我非常擅於估算每篇文章所需要花費的時間（通常是3個小時）。如果我需要做一些從未做過的事，那麼蒙混概率便有可能是2.0甚至更高。麵對一個任務經驗越少的話，那麼我的蒙混概率便會越高。

定義明確的任務界限

確保你的任務擁有明確的定義。模糊的任務將很難進行時間估算。

如果我的一個任務是“更新賬單，”我便不清楚這其中包含什麼。這是否意味著去平衡我的活期存款？支付工資？填寫納稅申報表？記錄收入？如果我想要做出可靠的估計，我便需要清楚自己將要做些什麼。

你可能會發現為一個並不明確的任務的組件列出一些關鍵字將非常有幫助。你無需為每個部分估算時間。你隻需設想自己將要做些什麼。關鍵字將幫助你進行想象，從而也將推動你做出更合理的估算。

你應該能夠快速明確每個任務的最初和最後的步驟。舉個例子來說，當我看到標記為“編寫新的博客條目”的任務時，我知道第一步便是選擇一個主題。而最後一步則是點擊“發行”按鍵。如果你不能在列表上為任務的第一步和最後一步命名，那麼你的任務便不可能擁有明確的界限。這時候你將需要花些時間去定義這些步驟，或者你需要更清楚地定義任務，可能的話將其劃分成一些小組塊。準確的估算通常都需要明確的開始/結束界限。

仔細考慮100%完成任務需要哪些元素。如果你的任務是“支付賬單”，那麼當你寫下支票，完成在線支付，將付費賬單儲儲存在文件櫃中，或平衡了支付簿時，一切都算結束了嗎？不要忘記考慮整理與儲存資料所需要花費的時間。即使你隻是在做晚餐，你在之後也需要清洗碗碟。

在周期性任務中重新使用估算數值

當你完成了一個周期性任務時，你需要記錄下所花費的時間，如此你便能在今後再次使用這一數值。當任務重新出現在你的任務列表上時，你便可以回頭查閱之前的估算。因為它們都是基於之前的結果而非之前的估算，所以隻寫估算值將非常精確。

我建議你可以為一些較常出現的周期性任務創造一個估算列表。以下便是關於這一點的2種方法：

方法1（簡單版本）。對於一個非常基本的估算列表，你隻需要為每個任務記錄一個數字。即隻記下你上次執行這一任務花了多少時間。

你的估算列表樣本將如下：

購買生活必需品—-55分鍾

做晚飯與吃碗飯—-42分鍾

清掃屋子—-83分鍾

洗衣服，折衣服，收好—-75分鍾

等等

當你為周期性任務創造了一個事件估算列表時，你便可以通過在時間表上添加任務而為自己的一天創造一個非常合理的計劃。

方法2（細節版本）。對於更複雜的版本，你可以為每個任務記下4個數字：（1）從開始記錄算起你完成任務的次數，（2）完成任務的最短時間，（3）完成任務的最長時間，（4）完成任務的平均時間。你可以使用這些數值在未來的任務中做出合理的估算；最小與最大間的範圍將呈現出你的估算的合理性。不管何時當你再次完成每個任務時，你需要花些時間去更新數值。實際上，這並不需要花費太多時間，但卻能夠幫助你創造出一份非常精準的估算列表。

為了使用這一方法去更新你的平均任務時間，你可以將（1）乘以（4），添加所需時間去完成最新的反複，然後將結果除以（1）+1。舉個例子來說，如果你之前完成了某一任務10次，每次反複時間平均為30分鍾，而第11次反複花費了35分鍾，然後你的新的平均數便是（10×30+35)/(10+1)=30.45分鍾。這一方法將讓你能夠無需記錄所有之前任務所需要的時間而更新平均值。

如果你記下了完成一個任務的最短時間，你便能夠使用該數值去挑戰自己。打破之前的記錄能夠推動你更快速地執行任務。最起碼你會想辦法去打破平均時間值。定時能夠有效地推動著自己快速前進，特別是在麵對那些較乏味的重複任務時。

對於大多人來說我會建議他們使用方法1。方法2的威力過於強大，除非你真的想要優化時間的使用。

結論

學習如何有效地估算時間是一種很有幫助的技能。而上述所列出的各種方法也很容易執行。

成為一名優秀的估算者能夠通過幫助你更好地進行日常時間管理，從而更好地完善自己的生活。你是否曾花時間去定義自己的生活目標？你是否設定了一個合理的目標？你是否致力於一個正確的職業？如果你的整體生活策略毫無意義，那麼精通較低級別的策略將不可能給你帶來任何幫助。

雖然如此，精確的估算則能夠讓你在多個領域受益，所以這是你需要盡早掌握的一項技能。你也能在明確更高級別的生活目的和長期目標前發展這項技能。但是你必須確保在某些情況下記得去應對那些更高級別的技能，如此你才不會變成跑步機上盲目快速奔跑的老鼠。